Privacy Notice

Force Advokatbyrå cares about individual privacy and protecting the personal data processed by the law firm. All processing of personal data takes place in accordance with current data protection legislation.

When various people, e.g. clients or their representatives, business partners and consultants, foreign counsels, witnesses, counterparties, representatives or counsels of counterparties have contact with us in conjunction with our engagements, this means that personal data will be provided to us or gathered by us. In our business operations we also collect and process personal data regarding contact persons of suppliers, collaborators and other external parties. Personal data is also collected and processed for marketing purposes of the law firm, e.g. contacts with potential clients. Furthermore, anyone who applies to work for us or communicates with us in another way will provide us with personal data.

We describe below how we collect, process and share personal data in these cases. Further down, we also provide information about the rights that data subjects have in relation to us as controller and our contact details.

What personal data we process

+

Processing of personal data in conjunction with engagements

We collect the personal data that are provided to us in conjunction with engagements or otherwise processed when the engagement is prepared or administered. We mainly collect personal data direct from the individuals concerned, but during engagements we sometimes receive information about individuals involved that does not come direct from them. In some cases, we may also supplement the personal data by obtaining information from other sources, e.g. search results using generally available search engines and records.

The personal data we process in the above contexts may consist of contact details (e.g. name, title, employer, postal address, telephone number and email address), identification details (e.g. passport details and date of birth/ID number), and invoicing information (e.g. account number and tax details). In specific engagements, the personal data may also comprise other information, e.g. course of events or other circumstances, or other information relevant to the engagement. We may also process personal data in the form of sound or image recordings in conjunction with court or arbitral proceedings, reviews and audits, trainings and webinars or other engagements.

Processing of personal data regarding suppliers and collaborators

We process personal data regarding representatives of current or prospective suppliers or collaborators regarding a contractual relationship. Personal data that is processed includes the name, telephone number, email, address and job title.

Processing of personal data in conjunction with marketing and events

We collect the personal data provided to us when people sign up for newsletters and similar material, and when they enrol for events. The data collected may include contact details, job title, and workplace. In some cases we may collect and/or supplement personal data by obtaining information from other sources, e.g. search results using generally available search engines and records, industry newsletters and social media.

Processing of personal data in conjunction with recruitment

We collect the personal data provided to us when people apply to work for the firm. The data collected includes contact details, identification information, CV and personal letter, as well as information on education and work experience, including degree and employment certificates. Where applications are made using login from a LinkedIn account, we will also collect photographs and information on education and professional experience from the applicant’s LinkedIn profile. We may also supplement personal data by obtaining information from other sources, e.g. search results using generally available search engines and records, industry newsletters and/or social media, as well as the applicant’s current or previous employer’s website.

Miscellaneous

Much of our communication takes place via telephone or video calls and email, which essentially always entail processing of personal data. As a rule, those who call, take part in video calls or send emails to us provide personal data that can be attributed to individuals.

The purpose for our processing of personal data

+

Processing of personal data in conjunction with engagements

We process personal data in conjunction with engagements so we can meet our commitments and safeguard our clients’ interests, and also perform administration in conjunction with the engagements we accept, and meet the requirements to which we are subject by law and the regulations of the Swedish Bar Association. Before we accept an engagement, we must also perform compulsory conflict of interest and money laundering checks.

Processing of personal data regarding suppliers and collaborators

We process personal data for the purpose of generally being able to administer contracts with suppliers and collaborators, manage invoicing and request information from the supplier with regard to goods or services that the law firm has purchased.

Processing of personal data in conjunction with marketing and events

Processing of personal data in conjunction with enrolment for newsletters and similar marketing material or enrolment for events, takes place for marketing and communication purposes, e.g. so we can (i) send invitations to events, and arrange and administer those events,(i) send newsletters, reports and similar marketing material, and/or (iii) maintain our contact register.

Processing of personal data in conjunction with recruitment

Processing of personal data in conjunction with recruitment takes place to (i) administer our recruitment process and evaluate applicants, and (ii) to manage certain legal aspects of recruitment and to meet the Swedish Bar Association’s regulations governing recruitment processes.

Legal basis for the processing of personal data

+

Processing of personal data in conjunction with engagements

In relation to information about clients who are private individuals, the legal basis for processing personal data is so we can perform our engagement letter with the client. In relation to clients’ representatives, business partners and consultants, foreign counsels, witnesses, counterparties, representatives and counsel of counterparties, etc., our processing of personal data is normally based on our legitimate interest in conducting our business and performing our engagements.

The processing of personal data that we carry out when making conflict of interest and money laundering checks and archiving of documents after an engagement has been completed is based on our duty to perform our legal obligations (e.g. under accounting and anti-money laundering legislation, as well as Swedish Bar Association regulations).

Processing of personal data regarding suppliers and collaborators

The legal ground is the performance of a contract. Specific personal data may also be processed based on a legitimate interest or that we have a legal obligation, for example, the processing of personal data regarding invoicing with regard to the accounting legislation.

Processing of personal data in conjunction with marketing and events

The processing of personal data that takes place for marketing and communication purposes is based on our legitimate interest in maintaining our business contacts, communicating with business contacts about our business and our events, and to arrange and administer those events. We consider that our interest in processing personal data for these purposes outweighs the individual’s interest in having their privacy protected.

Processing of personal data in conjunction with recruitment

The processing of job applicants’ personal data that takes place to administer our recruitment process and evaluate whether an applicant is a suitable candidate for the firm, and also to manage certain legal aspects of recruitment and to meet the regulations of the Swedish Bar Association governing recruitment processes is based on our legitimate interest in managing the recruitment process. We consider that our interest in processing personal data for this purpose outweighs the individual’s interest in having their privacy protected.

The processing of a job applicant’s personal data that takes to allow contact about future career opportunities is based on the applicant’s consent.

Access to the personal data processed

+

We use IT systems to protect the secrecy, privacy, and access to personal data. The law firm has performed certain security measures to protect your personal data against unlawful or unauthorized processing (such as unlawful access, loss, destruction, or damage). Access is provided to only authorized persons that are required to process your personal data in order for the law firm to be able to fulfil the purposes set out above.

We do not divulge personal data to anyone outside the law firm, except where (i) it has been agreed between us and the person whose personal data we process, (ii) it is necessary within the scope of a given engagement so we can safeguard our clients’ rights and interests (e.g. in relation to courts of law, public authorities, counterparties and counsel of counterparties),(iii) it is necessary so we can perform a statutory obligation, comply with a decision of a public authority or a court of law or the regulations of the Swedish Bar Association, (iv) we engage an external service provider or business partner who performs services on our behalf, e.g. for the provision of IT services or administrative services, or to arrange events. Such service providers and business partners may only process personal data in accordance with our instructions, and may not use personal data for their own purposes, or (v) it is otherwise permitted under applicable law.

Time period for saving personal data

+

We do not save personal data longer than is necessary given the purpose of the processing, unless the data may or must be saved for a longer period under applicable law.

Processing of personal data in conjunction with engagements

The personal data that may be processed before and during performance of an engagement are saved during performance of the engagement and kept afterwards in accordance with Force Advokatbyrå’s archiving obligations under Swedish Bar Association regulations. This means that the personal data are saved for at least ten years from the date on which the engagement is completed, or for a longer period as required by the nature of the engagement.

Processing of personal data regarding suppliers and collaborators

Personal data is stored during the term of the agreement with the supplier or collaborator. Thereafter, we regularly erase stored personal data and removes data that is no longer required after termination of the contractual relationship. However, we may be required to store personal data after the contractual relationship has been terminated in order to manage legal claims against the law firm, or to secure the fulfilment of legal duties, for example, with regard to tax and accounting. In these cases, personal data is stored for seven years (accounting) or ten years from and including the date that the contractual relationship was terminated.

Processing of personal data in conjunction with marketing and events

Personal data on business contacts are saved for as long as the person whose data are processed is our business contact, or as long as is required or permitted under applicable law.

We regularly send reminders to anyone whose personal data are processed for marketing and event purposes, to give them the opportunity to unregister from receiving information and invitations from us.

Processing of personal data in conjunction with recruitment

Personal data of job applicants are stored during the recruitment process and are then saved for a further six months after completion of the process, or for as long as is required or permitted under applicable law, unless the applicant has consented to the personal data being saved for longer so the firm can contact the person in question. In these cases, the personal data are saved for as long as we have the person’s consent.

We will send regular reminders to anyone who has consented to our saving their personal data for a longer period, and give them the opportunity to unregister from receiving information and invitations from us.

Rights of the data subject

+

Force Advokatbyrå AB, reg. no. 559220-6485, having the address Bergmovägen 4A, SE-146 38, Tullinge, is controller of the processing of personal data described above. This means we are responsible for ensuring that the personal data are processed correctly and in accordance with current data protection legislation.

Data subjects have the right

(i) to know what personal data we process about them;

(ii) to request that we rectify inaccurate or incomplete personal data about them;

(iii) to request that we erase their personal data (e.g. if the data are no longer needed for the purpose or if consent is withdrawn) or request that processing of the personal data be restricted;

(iv) to object to specific processing of personal data; and

(v) in some circumstances, to receive the personal data they have provided in machine-readable form, and to transmit them to another controller.

Note that the above rights may be limited by the duty of confidentiality and archiving obligation applying to members of the Swedish Bar Association or other applicable laws and regulations in the jurisdictions outside the EU in which our non-Swedish offices operate. In some cases, restriction or erasure of personal data may also prevent us from meeting our commitments, e.g. to provide certain invitations or certain information. In the context of recruitment, restriction or erasure of personal data may prevent us from proceeding with a person’s application.

Anyone with objections about, or comments on, the way we process personal data has the right to contact or file a complaint with the Swedish Authority for Privacy Protection, which is the supervisory authority for our processing of personal data.

If you have any questions or complaints about the way we process personal data, or wish to request exercise of rights as described above, you are welcome to contact us by email at wictor@forceadvokat.se or by post to the address above.

Integritetspolicy

Force Advokatbyrå är mån om den personliga integriteten och att skydda de personuppgifter som byrån behandlar. All behandling av personuppgifter sker i enlighet med gällande personuppgiftslagstiftning.

När olika personer, t.ex. klienter eller dess företrädare, samarbetspartners och konsulter, ombud, vittnen, motparter, motpartsföreträdare eller motpartsombud, har kontakt med oss eller förekommer i samband med de uppdrag vi hanterar, inbegriper det att personuppgifter lämnas till oss eller inhämtas av oss. I vår verksamhet sker också insamling och behandling av personuppgifter avseende kontaktpersoner hos leverantörer och andra externa parter. Insamling och behandling av personuppgifter sker även inom ramen för byråns marknadsföring, t.ex. kontakter med potentiella klienter. Vidare kommer den som söker jobb hos oss eller kommunicerar med oss i annat sammanhang att lämna personuppgifter till oss.

I det följande beskrivs hur vi samlar in, behandlar och delar personuppgifter i ovan nämnda fall. Nedan finns också information om de rättigheter som de personer vars personuppgifter vi behandlar har i relation till oss som personuppgiftsansvarig samt våra kontaktuppgifter.

Vilka personuppgifter vi behandlar

+

Personuppgiftsbehandling i samband med uppdrag

Vi samlar in de personuppgifter som lämnas till oss i samband med uppdrag, eller som annars behandlas när uppdraget förbereds eller administreras. I huvudsak samlar vi in personuppgifter direkt från berörda personer, men det förekommer att vi inom ramen för våra uppdrag får information om involverade personer utan att informationen kommer direkt från dem. Vi kan även i vissa fall komma att komplettera personuppgifterna genom inhämtning av information från andra källor, t.ex. sökresultat från allmänt tillgängliga sökmotorer och register.

De personuppgifter vi behandlar i ovan nämnda sammanhang kan röra kontaktuppgifter (t.ex. namn, titel, arbetsgivare, postadress, telefonnummer och e-postadress), identifieringsinformation (t.ex. passuppgifter och födelsedatum/personnummer), faktureringsinformation (t.ex. kontonummer och skatteinformation). I specifika uppdrag kan personuppgifterna också avse annan information, t.ex. händelseförlopp eller andra omständigheter eller uppgifter som är relevanta för uppdraget. Vi kan även komma att behandla personuppgifter i form av ljud - och bildupptagningar i samband med domstols- och skiljemannaprocesser, granskningar och revisioner, utbildningar och webbinarier eller andra uppdrag.

Personuppgiftsbehandling avseende leverantörer och samarbetspartners

Vi behandlar personuppgifter avseende företrädare för leverantörer eller samarbetspartners som vi har eller avser att ingå avtal med. Personuppgifter som behandlas kan bland annat vara namn, telefonnummer, e-post, adress och yrkestitel.

Personuppgiftsbehandling i samband med marknadsföring och events

Vi samlar in de personuppgifter som lämnas till oss i samband med registrering för nyhetsbrev och liknande marknadsutskick samt vid registrering för events. De uppgifter som samlas in kan inkludera kontaktuppgifter och arbetsplats. Vi kan även, i vissa fall, komma att samla in och/eller komplettera personuppgifter genom inhämtning av information från andra källor, t.ex. sökresultat från allmänt tillgängliga sökmotorer och register, branschnyhetsbrev och sociala medier.

Personuppgiftsbehandling i samband med rekrytering

Vi samlar in de personuppgifter som lämnas till oss i samband med en ansökan om anställning. De uppgifter som samlas in inkluderar kontaktuppgifter, identifieringsinformation, CV och personligt brev samt information om utbildning och arbetslivserfarenhet, inklusive examens- och anställningsbevis. I samband med ansökningar som sker med inloggning från ett LinkedIn-konto kommer vi även att samla in fotografier samt information om utbildning och yrkeserfarenhet från den arbetssökandes LinkedIn-profil. Vi kan också komma att komplettera personuppgifterna genom inhämtning av information från andra källor, t.ex. sökresultat från allmänt tillgängliga sökmotorer och register och/eller sociala medier samt den arbetssökandes nuvarande eller tidigare arbetsgivares hemsida.

Övrigt

En stor del av vår kommunikation sker med hjälp av telefon- eller videosamtal och e-post, vilket i princip alltid innebär personuppgiftsbehandling. Den som ringer, deltar i videossamtal eller skickar epostmeddelanden till oss, lämnar i regel alltid personuppgifter som går att hänföra till personer.

Ändamål för vår behandling av personuppgifter

+

Personuppgiftsbehandling i samband med uppdrag

Personuppgiftsbehandlingen i samband med uppdrag sker för att vi ska kunna fullgöra våra åtaganden och tillvarata våra klienters intressen, sköta administrationen i samband med de uppdrag vi åtar oss samt uppfylla de krav som ställs på oss enligt lag och Advokatsamfundets regelverk. Innan vi accepterar ett uppdrag måste vi även utföra obligatoriska jävs- och penningtvättskontroller.

Personuppgiftsbehandling avseende leverantörer och samarbetspartners

Vi behandlar personuppgifter för att generellt kunna administrera avtal med leverantörer och samarbetspartners, hantera fakturor och för att kunna ställa frågor till leverantören som advokatbyrån kan ha avseende de varor eller tjänster som advokatbyrån köper.

Personuppgiftsbehandling i samband med marknadsföring och events

Personuppgiftsbehandlingen i samband med registrering för nyhetsbrev och liknande marknadsutskick samt registrering för events, sker för marknadsförings- och kommunikationsändamål, t.ex. för att vi ska kunna (i) skicka inbjudningar till event samt arrangera och administrera sådana event, (ii) skicka nyhetsbrev, rapporter och liknande marknadsutskick, och/eller (iii) upprätthålla vårt kontaktregister.

Personuppgiftsbehandling i samband med rekrytering

Personuppgiftsbehandlingen i samband med rekrytering sker (i) för att administrera vår rekryteringsprocess och utvärdera arbetssökande, och (ii) för att hantera vissa rättsliga aspekter och för att uppfylla Advokatsamfundets regler avseende rekryteringsprocesser.

Laglig grund för behandling av personuppgifter

+

Personuppgiftsbehandling i samband med uppdrag

Vid behandling av information om klienter som är fysiska personer är den lagliga grunden att vi ska kunna fullgöra vårt uppdragsavtal med klienten. I relation till klienters företrädare, samarbetspartners och konsulter, utländska ombud, vittnen, motparter, motpartsföreträdare och motpartsombud etc. grundar sig vår personuppgiftsbehandling normalt på vårt berättigade intresse att bedriva vår verksamhet och utföra våra uppdrag.

Behandlingen av personuppgifter i samband med jävs- och penningtvättskontroller, vid arkivering av handlingar efter att ett uppdrag avslutats, samt i vår interna riskhantering, grundas på vår skyldighet att fullgöra våra rättsliga förpliktelser (t.ex. tillämplig bokförings- och penningtvättslagstiftning samt Advokatsamfundets regelverk).

Personuppgiftsbehandling avseende leverantörer och samarbetspartners

Laglig grund utgörs av avtal. Vissa personuppgifter kan också behandlas med stöd av en intresseavvägning eller på grund av att vi har en rättslig skyldighet till det, exempelvis personuppgifter på fakturor till följd av bokföringsskyldighet.

Personuppgiftsbehandling i samband med marknadsföring och events

Behandlingen av personuppgifter som sker för marknadsförings- och kommunikationsändamål baseras på vårt berättigade intresse av att upprätthålla våra affärskontakter, att kommunicera med affärskontakter angående vår verksamhet och våra events samt för att arrangera och administrera sådana events. Vi bedömer att vårt intresse av att behandla personuppgifter för dessa ändamål överväger den enskildes intresse av skydd för den personliga integriteten.

Personuppgiftsbehandling i samband med rekrytering

Behandlingen av arbetssökandes personuppgifter som sker för att administrera vår rekryteringsprocess och utvärdera om en arbetssökande är en lämplig kandidat för byrån samt för att hantera vissa rättsliga aspekter och för att uppfylla Advokatsamfundets regler avseende rekryteringsprocesser baseras på vårt berättigade intresse av att hantera rekryteringsprocessen. Vi bedömer att vårt intresse av att behandla personuppgifter för detta ändamål överväger den enskildes intresse av skydd för den personliga integriteten.

Behandlingen av arbetssökandes personuppgifter som sker för att möjliggöra kontakt om framtida karriärmöjligheter baseras på den arbetssökandes samtycke.

Tillgång till de personuppgifter som behandlas

+

Vi använder IT-system för att skydda sekretessen, integriteten och tillgången till personuppgifter. Advokatbyrån har vidtagit särskilda säkerhetsåtgärder för att skydda dina personuppgifter mot olovlig eller obehörig behandling (såsom olovlig tillgång, förlust, förstörelse eller skada). Endast de personer som faktiskt behöver behandla dina personuppgifter för att advokatbyrån ska kunna uppfylla angivna ändamål har tillgång till dem.

Vi lämnar inte ut personuppgifter till någon utanför advokatbyrån annat än i de fall då (i) det överenskommits mellan oss och den vars personuppgifter vi behandlar, (ii) det inom ramen för ett visst uppdrag är nödvändigt för att vi ska kunna tillvarata våra klienters rättigheter och intressen (t.ex. till domstolar, myndigheter, motparter och motpartsombud), (iii) det är nödvändigt för att vi ska fullgöra en lagstadgad skyldighet, efterkomma ett myndighets- eller domstolsbeslut eller följa Advokatsamfundets regelverk, (iv) vi anlitar en utomstående tjänsteleverantör eller samarbetspartner som utför tjänster för vår räkning, exempelvis för att tillhandahålla IT- tjänster eller administrativa tjänster, eller för att arrangera events; sådana tjänsteleverantörer och samarbetspartners får endast behandla personuppgifter i enlighet med våra instruktioner och får inte använda personuppgifter för egna ändamål, eller (v) det annars tillåts enligt tillämplig lag.

Tidsperiod för sparande av personuppgifter

+

Vi sparar inte personuppgifter längre än nödvändigt med hänsyn till ändamålet för behandlingen, om inte uppgifterna får eller måste sparas längre enligt tillämplig lag.

Personuppgiftsbehandling i samband med uppdrag

De personuppgifter som kan komma att behandlas inför och i samband med utförande av uppdrag sparas under uppdragets handläggning och bevaras efter uppdragets slutförande i enlighet med den arkiveringsskyldighet som åvilar Force Advokatbyrå enligt Advokatsamfundets regelverk. Det innebär att personuppgifterna sparas under minst tio år från dagen för uppdragets slutförande, eller den längre tid som påkallas av uppdragets natur.

Personuppgiftsbehandling avseende leverantörer och samarbetspartners

Personuppgifter sparas under avtalstiden med leverantören eller samarbetspartnern. Vi genomför därför regelbundna gallringar bland lagrade personuppgifter och tar bort de uppgifter som inte längre behövs efter det att avtalsrelationen upphört. Vi kan dock behöva lagra personuppgifterna efter det att avtalsrelationen upphört, bland annat för att hantera rättsliga krav som kan tänkas riktas mot advokatbyrån, för att säkerställa uppfyllelse av legala skyldigheter, exempelvis avseende beskattning eller bokföring. I dessa fall sparas därför personuppgifter i sju år (bokföring) respektive tio år från avtalsförhållandets upphörande.

Personuppgiftsbehandling i samband med marknadsföring och events

Vad gäller affärskontakter sparas personuppgifter så länge som den vars personuppgifter behandlas är vår affärskontakt, eller så länge som krävs eller tillåts enligt tillämplig lag.

Vi skickar regelbundna påminnelser till den vars personuppgifter behandlas för marknadsförings- och eventändamål, för att bereda dem möjlighet att avregistrera sig från att få information och inbjudningar från oss.

Personuppgiftsbehandling i samband med rekrytering

Den arbetssökandes personuppgifter lagras under rekryteringsprocessen och sparas sedan i ytterligare sex månader efter att rekryteringsprocessen avslutats, eller så länge som krävs eller tillåts enligt tillämplig lag, om inte den arbetssökande har samtyckt till att personuppgifterna sparas under en längre tid så att byrån kan kontakta personen i fråga. I sådana fall sparas personuppgifterna så länge som vi har personens samtycke.

Vi kommer att skicka regelbundna påminnelser till den som har samtyckt till att vi sparar dennes personuppgifter längre och bereda denne möjlighet att avregistrera sig från att få information och inbjudningar från oss.

Dina rättigheter

+

Force Advokatbyrå AB, org. nr 559220-6485, med adress Bergmovägen 4A, 146 38 Tullinge, är personuppgiftsansvarig för den behandling av personuppgifter som beskrivs ovan. Det innebär att vi ansvarar för att personuppgifterna behandlas korrekt och i enlighet med gällande personuppgiftslagstiftning.

Den vars personuppgifter behandlas har rätt att

(i) få veta vilka personuppgifter vi behandlar om denne,

(ii) begära att felaktiga eller ofullständiga personuppgifter om denne rättas,

(iii) begära att vi raderar dennes personuppgifter (t.ex. om personuppgifterna inte längre är nödvändiga för ändamålet eller om ett lämnat samtycke återkallas) eller begära att behandlingen av personuppgifterna begränsas,

(iv) invända mot viss behandling av dennes personuppgifter, samt

(v) under vissa förutsättningar, rätt att få ut sådana personuppgifter som denne tillhandahållit i ett maskinläsbart format och överföra dessa till en annan personuppgiftsansvarig.

Notera att ovan nämnda rättigheter kan vara begränsade med hänvisning till den tystnadsplikt och den arkiveringsskyldighet som gäller för advokater eller andra tillämpliga lagar och regler. I vissa fall kan begränsning eller radering av personuppgifter också innebära att vi inte har möjlighet att fullfölja våra åtaganden, t.ex. tillhandahålla vissa inbjudningar eller viss information. I samband med rekrytering kan begränsning eller radering av personuppgifter innebära att vi inte kan gå vidare med en persons ansökan.

Den som har invändningar eller synpunkter på hur vi behandlar personuppgifter har rätt att kontakta eller lämna in klagomål hos Integritetsskyddsmyndigheten, som är tillsynsmyndighet för vår personuppgiftsbehandling.

Vid frågor om eller klagomål på hur vi behandlar personuppgifter eller begäran om utövande av rättigheter enligt ovan, vänligen kontakta oss via e-post på wictor@forceadvokat.se eller per brev till adressen ovan.